Organizzazione dei processi gestionali
Le norme internazionali per la certificazione dei Sistemi di Gestione e di Qualità (es. ISO 9001) definiscono i requisiti che occorre definire e dimostrare in fase di verifica ispettiva per garantire i livelli di qualità nei prodotti e nei servizi che le aziende offrono al loro mercato.
Tali norme promuovono l’adozione di un approccio per processi ben definiti per lo svolgimento di qualsiasi attività aziendale, al fine di normalizzare ed ottimizzare l’utilizzo delle risorse interne, ridurre i costi di produzione, raggiungere i risultati attesi e mantenere un livello costante di qualità dei prodotti e servizi commercializzati, ed ovviamente come risultato finale la garanzia di soddisfazione del cliente finale.
Indipendentemente dalla Certificazione dei Sistemi di Gestione e della Qualità, ogni azienda dovrebbe gestire i propri progetti e servizi attraverso un sistema di mappatura dei processi che le consenta di seguire lo svolgimento delle attività in maniera dettagliata e continuativa.
Definizione processi
Un sistema visuale per il design di processi, applicabili in qualsiasi contesto di business (amministrativo, commerciale, produzione).
Gestione progetti
Gestione puntuale di ogni commessa e progetto, tramite assegnazione task, pianificazione economica ed operativa.
Monitoraggio
Verifica puntuale dello status di tutte le attività in corso in azienda, con stato avanzamento lavori e situazione amministrativa.
Analisi analitica
Strumenti di Business Intelligence e funzionalità aggiuntive per l'analisi dettagliata di ogni servizio svolto.
Definizione processi
I processi gestionali possono essere creati nel sistema attraverso un sistema visuale che permette di definire task, output attesi, stati di uscita, precedenze, collegamenti, tempi previsti di esecuzione, mansioni associate. Dopo la definizione del processo, questo potrà essere attribuito ad un qualsiasi tipo di attività gestita dal sistema, come ad esempio un processo commerciale di vendita, la generazione di un’offerta, ma anche un processo amministrativo interno, oppure l’erogazione di un servizio.
Associando un processo ad una funzionalità del sistema, per ogni istanza di quell’oggetto di business (es. offerta commerciale) si potrà seguire l’iter di svolgimento e lo stato di avanzamento.a
Gestione progetti
Il progetto in Prime è l’entità fondamentale alla quale sono sostanzialmente collegate tutte le altre entità relazionali del sistema. La definizione del progetto è quindi attività primaria per far scaturire processi, attività, task ad utenti, legare produzione di documentazione, rendicontazione oraria, emissione di fatturazione per prestazione di servizi, inserimento note spese.
Dall’area progetti si può quindi accedere velocemente in modalità drill-down a qualsiasi informazione correlata, attraverso semplici clic che portano al dato di dettaglio desiderato.
Monitoraggio
Una delle informazioni fondamentali per i responsabili di progetto e per il management aziendale è sapere in ogni momento a che punto sono le varie attività, quale risorsa è occupata a svolgere quale mansione, quanto è l’effort previsto per completare l’attività, quali step successivi sono previsti, e chi ne sarà incaricato. Prime propone funzionalità per tenere sotto controllo in ogni momento i progetti, sia in maniera analitica e dettagliata sul singolo progetto, sia in modalità riepilogativa tramite dashboard e report che evidenziano a livello generale l’andamento e gli status delle attività.
Analisi analitica
Dopo una corretta pianificazione ed una efficiente esecuzione degli incarichi risulta fondamentale avere a disposizione degli strumenti di analisi analitica delle attività svolte, analizzando ed incrociando tutti i dati provenienti sia dal lato operativo, sia da quello economico. Verifica ore svolte, analisi redditività, sforamenti orari e di budget, sono solo alcuni strumenti che la Business Intelligence di Prime mette a disposizione di responsabili progetto e supervisori, al fine di ottenere indici analitici di performance ed intraprendere decisioni per il miglioramento del business aziendale.
Risultati migliori per la tua azienda?
Più efficienza, più redditività. Scopri le funzionalità di Prime che possono aiutarti a raggiungere questo obiettivo.
Prime è consigliato per tutte le aziende che vogliano ottimizzare i propri processi gestionali in ogni ambito di attività, dal commerciale, all’amministrativo, all’operativo, migliorando così le proprie performance, la fidelizzazione della clientela, l’ottimizzazione dei costi e dell’utilizzo delle risorse.
Tale approccio contribuisce in maniera significativa a migliorare la redditività aziendale, consentendo di ottenere una crescita dei risultati di business e dei margini non concentrandosi solo ed esclusivamente sull’aumento costante (e qualche volta controproducente) del fatturato.
Non c’è quindi un settore merceologico o una tipologia di servizi di riferimento più adatto per utilizzare Prime, ma è rivolto genericamente a tutte le aziende che vogliano organizzare e migliorare operativamente ed economicamente la propria attività.
- Corretta pianificazione e monitoraggio di tutte le attività aziendali
- Ambiente unificato dove raccogliere e reperire tutte le informazioni di business aziendale
- Miglioramento della collaborazione e della condivisione di informazioni tra personale di vari reparti
- Eliminazione di sistemi esterni per il salvataggio di dati (excel, file system, posta elettronica, documenti esterni)
- Supervisione in tempo reale sulle attività in corso di ogni collaboratore e con quali tempistiche
- Analisi dettagliata di stato avanzamento dei progetti, redditività, previsioni andamentali e di chiusura
- Unificazione di processi e di fruizione di funzionalità informative
- Riduzione dei costi di approvvigionamento di hardware e software
Uno degli obiettivi di Prime è raccogliere tutte le informazioni di business in un’unica soluzione, evitando il proliferare di applicativi, maschere di login differenziate, integrazione tra sistemi, che fanno sostanzialmente perdere tempo e denaro ad ogni azienda. Si pensi solo agli aggiornamenti dei sistemi, ai disallineamenti di funzionalità che comportano, al tempo che ogni collaboratore perde per loggarsi in vari sistemi per reperire varie informazioni magari riconducibili ad un singolo progetto.
Con Prime abbiamo integrato anche l’accesso alla posta elettronica direttamente dall’interno del sistema, senza dover “switchare” in un client di posta esterno, ed avendo così la possibilità di collegare ogni mail inviata o ricevuta ad un cliente presente in anagrafica o ad un progetto presente nel gestionale, distribuendo così l’informazione senza necessità di inoltro, comunicazione verbale, stampa e distribuzione di cartaceo.
“Get once use everywhere” è il motto che utilizziamo per illustrare la metodologia di gestione dei dati in Prime.
L’attività di assistenza che offriamo alle aziende ed agli utenti di Prime è costante e continuativa. Abbiamo un servizio telefonico che risponde costantemente ad ogni richiesta degli utenti, un servizio di ticketing online sempre a disposizione, ed effettuiamo incontri periodici con la clientela per verificare l’utilizzo dell’applicazione e dei processi impostati nel sistema, comunicare ed illustrare i costanti aggiornamenti di funzionalità, condividere con i clienti i nuovi moduli e le implementazioni previste per i successivi rilasci.
Crediamo molto che la condivisione di conoscenze ed esperienze sia fondamentale per crescere insieme agli utilizzatori, e pensiamo che sia il software a doversi adeguare alle esigenze dei nostri clienti e non il contrario.