La gestione delle ferie in azienda
Non mi è mai stato molto chiaro il motivo per cui esistano sul mercato innumerevoli software e moduli applicativi per la gestione delle presenze del personale, ma pochi, pochissimi, per la gestione strutturata ed organizzata delle assenze!
Nella mia sicuramente breve e limitata esperienza lavorativa mi è capitato di vedere delle modalità di gestione delle richieste ferie e permessi tra le più stravaganti e singolari, considerato il numero di dipendenti e la complessità gestionale ed operativa di quelle aziende :
- Fogli Excel dislocati in varie cartelle di qualche server, mai aggiornati correttamente, bloccati in sola lettura perché aperti contemporaneamente da altri utenti, senza nessuna definizione di un iter richiesta / verifica / confronto / approvazione / comunicazione;
- Biglietti di carta da compilare ed inviare al responsabile, che li approva “sulla fiducia” (o sulla base della memoria di eventuali assenze concorrenti nello stesso reparto), e poi li porta all’ufficio del personale per la rendicontazione
- Semplice richiesta verbale al “capo” di turno, approvazione immediata metodo “vai pure”, salvo successiva “arrabbiatura” per non aver considerato l’assenza concomitante di colleghi e per non essersi confrontato con loro prima di richiede l’assenza ….
Forse non è strategico ..
In effetti magari commercialmente non ha molto “appeal” proporre ad un dirigente o a un titolare d’azienda un gestionale che annoveri anche funzionalità specifiche per una gestione ottimizzata ed organizzata dei piani ferie e delle assenze …Ma pensandoci bene, non è anche questo un processo critico per la gestione operativa ed organizzativa di un’azienda? Considerando che un dipendente ha a disposizione in media 20 giornate di ferie e 100 ore di permesso l’anno, e quindi anche solo con dieci dipendenti il numero di giornate di assenze retribuite totali supera facilmente le 300 (su 220 di attività aziendale…), non è forse fondamentale gestire con criterio anche questo aspetto, evitando sovrapposizioni, periodo di picchi di produzione, buchi di attività nelle forniture ai propri clienti?
Se non ben gestite, anche le ferie ed i permessi, possono causare inefficienze nella prestazioni di servizi, e probabilmente anche disguidi e difetti nella percezione di professionalità da parte della clientela.
L’uovo di colombo ..
Parliamoci chiaro: il processo di gestione delle richieste ed approvazione delle ferie, la visualizzazione e condivisione di piani ferie per reparto e divisione, la gestione e visualizzazione dei residui ferie e permessi in funzionalità rivolte al collaboratore richiedente, non sono proprio funzionalità tipiche di un centro di controllo di missioni aerospaziali …
Quindi per noi è risultato abbastanza semplice introdurre nel nostro modulo HR una serie di funzionalità per la gestione strutturata delle richieste e condivisione delle informazioni sulle assenze del personale.
Ogni collaboratore ha a disposizione diverse funzioni in cui vengono riportati il riepilogo di ferie e permessi a disposizione (senza dover andare a ripescare l’ultima busta paga e fare eventualmente le verifiche del caso); da li può procedere ad effettuare una richiesta di assenza, selezionando la tipologia, i giorni, gli orari, e potendo visualizzare contemporaneamente la sovrapposizione con altri dipendenti dello stesso reparto, in modo da poter evitare già a monte di richiedere giorni in cui siano assenti eventuali sostituti (e le relative discussioni con i compagni di reparto …).
I responsabili di reparto e di personale hanno a disposizione report e funzionalità online per verificare le richieste, i piani di assenza mensili ed annuali, lo storico delle richieste anche di anni precedenti, e quindi una serie di strumenti decisionali per procedere all’approvazione o la richiesta di spostamento dell’assenza se necessario. Il tutto ovviamente supportato da comunicazione automatizzate via mail e via app mobile con notifiche in push.
Non è forse anche questo un piccolo contributo al concetto ben più esteso di welfare aziendale?
